Documents commerciaux que vous devriez toujours imprimer

Imprimer ou ne pas imprimer, c'est le débat séculaire qui n'a toujours pas de réponse claire. C'est-à-dire jusqu'à maintenant. Ici, nous discutons de tous les documents commerciaux que vous devriez toujours imprimer. Certains d'entre eux sont évidents, mais d'autres sont plus insaisissables, donc si vous voulez économiser de l'argent et du papier à votre entreprise, lisez tout ce que nous avons décrit dans cet article.

Vos documents juridiques

Licence d'exploitation

Vous devriez être fier de votre licence commerciale ; vous avez travaillé dur pour en arriver là, alors assurez-vous de montrer votre travail acharné. C'est pourquoi, lorsque vous êtes en déplacement dans d'autres entreprises, vous verrez souvent leur licence commerciale dans une zone en surbrillance du mur. Sans oublier que la plupart des États ont des réglementations qui exigent que vous disposiez d'une copie physique de la licence. C'est pourquoi l'imprimer est si essentiel pour votre entreprise.

Statuts constitutifs

Ne confondez pas cela avec votre licence commerciale, car ce document vous identifie sans doute en tant qu'entreprise auprès du public. En d'autres termes, votre licence indique que vous pouvez faire des affaires avec le public, tandis que les statuts constitutifs indiquent que vous opérez en tant qu'entreprise et non en tant qu'individu. De plus, c'est le document qui vous protège personnellement si quelqu'un venait à vous poursuivre.

Permis

Il peut s'agir de permis d'exploitation en fonction de votre secteur d'activité ou de permis de rénovation. Par exemple, si vous êtes propriétaire d'un bar et d'un restaurant, vous aurez besoin d'un permis pour servir de l'alcool. Sans oublier qu'il existe des réglementations en place qui vous obligent à avoir votre permis sur le mur. Donc, s'il n'est pas affiché dans une zone facilement visible, vous pourriez potentiellement rencontrer des problèmes. De plus, si vous rénovez votre entreprise, vous aurez probablement besoin d'un permis dans votre comté. Selon votre état et votre comté, vous n'aurez peut-être pas besoin d'une copie physique, mais ce sera certainement plus facile si on vous demandait de la montrer.

Documents et registres financiers et fiscaux

Déclarations de revenus

Vous devez toujours conserver des copies physiques de vos déclarations de revenus ; cela vous aide à identifier les changements qui se sont produits au fil des ans. De plus, vous devez parfois montrer vos deux ou trois derniers documents de déclaration de revenus si vous travaillez avec des banques et des investisseurs.

États financiers

Certains des documents commerciaux les plus importants que vous devriez toujours imprimer vos états financiers. Cela comprend les états des résultats, les bilans, un état des flux de trésorerie, un état des profits et pertes, etc. De tous les documents inclus dans cette liste, vous les référencerez probablement le plus, quelle que soit la taille de votre entreprise. Par exemple, de nombreux propriétaires d'entreprise surveillent leurs finances quotidiennement, mais ils peuvent également y jeter un coup d'œil plus approfondi chaque mois. Une autre fois où vous devrez faire référence à vos états financiers, c'est lors de la présentation aux investisseurs, car ils veulent voir ce que disent les chiffres, pas ce que prétend le propriétaire.

Relevés bancaires annuels

Votre banque aura toujours un relevé annuel indiquant toutes les transactions que vous avez effectuées au cours de l'année. Nous vous suggérons de stocker les relevés annuels des deux dernières années, car cela vous aidera à identifier les changements qui se sont produits, doivent se produire ou vous aidera à prévoir ce qui se passera.

Contrats

Contrats de travail

Il existe de nombreux contrats impliqués dans une entreprise, et certaines entreprises en ont plus que d'autres. Par exemple, si vous êtes une start-up que vous dirigez presque entièrement par vous-même, vous n'aurez pas beaucoup de contrats d'employés. D'un autre côté, il y a des entreprises qui comptent des centaines, voire des milliers d'employés, et ces entreprises auront beaucoup plus de contrats à stocker. Il est avantageux de stocker les accords des employés si le contrat de l'employé doit être révisé en raison de changements ou de promotions dans l'entreprise.

Contrats client ou fournisseur

En raison de la nature de toute entreprise donnée, il est important d'avoir des copies papier de tous les accords signés entre vous et vos clients. Cela vous sauvera à l'avenir si, pour une raison quelconque, ils tentent de faire quelque chose qui ne correspond pas auxdits accords. De plus, les entreprises traitent parfois avec des fournisseurs qui dépendent de la vente de X produits supplémentaires avant qu'ils ne remplissent votre prochaine commande. Ainsi, avoir des copies de tous vos documents tient chaque partie responsable de ce qu'elle a convenu.

Locations

Enfin, presque toutes les entreprises ont besoin d'un emplacement, vous devez donc avoir une copie physique de votre contrat de location avec le propriétaire. Votre contrat de location doit préciser tous les détails impliqués, tels que ce que vous devez, quand vous devez payer, la durée du bail, etc. Encore une fois, le fait d'avoir une copie physique facilement accessible de ce document garantit que chaque partie respecte son accord.

Les propriétaires d'entreprise ont tellement de choses à jongler entre leurs responsabilités de gestion, leurs tâches et leur travail administratif, ce qui comprend l'organisation et l'impression de documents. La question est, quels documents devriez-vous imprimer pour votre entreprise ? Nous vous suggérons d'imprimer les documents suivants : documents juridiques tels que vos statuts constitutifs ou votre licence commerciale, ou documents financiers et fiscaux tels que vos états financiers habituels. De plus, vous devez avoir des copies physiques des contrats et des accords tels que vos accords avec les employés, les contrats des fournisseurs, etc. Donc, en d'autres termes, vous n'avez besoin que des bases.

Il est donc évident que nous ne pouvons pas nous passer complètement des copies papier. Cela soulève la question, comment allez-vous gérer toute cette impression ? Nous savons que les fabricants facturent un montant absurde pour les cartouches d'encre de marque, et si cela ne suffit pas, c'est aussi terrible pour l'environnement. Notre solution chez soscartouches.ca consiste à fournir des cartouches d'encre remanufacturées ; nous réduisons le nombre de cartouches vides qui s'accumulent dans les décharges, et elles sont beaucoup plus abordables sans sacrifier la qualité. Si vous avez besoin d'un remplacement de cartouche d'encre Dell, Brother, Epson, HP, Samsung ou toute autre marque, soscartouches.ca a ce qu'il vous faut. Avoir une trace écrite des principaux accords et contrats est essentiel pour s'assurer que chaque partie respecte ce qu'elle a convenu. Après tout, vous ne voulez pas vous retrouver dans une mauvaise affaire parce que vous n'aviez pas de copie de votre contrat. Alors, laissez-nous vous aider à économiser de l'argent et à obtenir une sécurité supplémentaire en imprimant des documents avec nos cartouches remanufacturées.